Offerte maken
Een offerte die klopt, en die geaccepteerd wordt.
Wat erin moet, welke btw, hoe lang geldig, en wat je beter uitsluit. Met gratis voorbeelden die je direct kunt gebruiken — neutraal, of al ingericht voor jouw branche.
Het neutrale voorbeeld. Per branche staan ze hieronder.
Wat is een offerte?
Een offerte is een aanbod op papier: dit lever ik, dit kost het, onder deze voorwaarden, en het aanbod geldt tot deze datum. Zodra de klant akkoord geeft, is het een overeenkomst. Een goede offerte is daarom niet alleen een prijs — het is de afspraak waar jullie allebei op terug kunnen vallen.
Wat moet er in een offerte staan?
- Jouw gegevens
- Bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, btw-nummer en hoe de klant je bereikt.
- De klant
- Naam en adres. Bij een bedrijf ook de contactpersoon.
- Nummer en datum
- Zodat jullie er allebei naar kunnen verwijzen, en zodat de geldigheid ergens vanaf telt.
- Wat je levert
- Per regel: omschrijving, aantal, eenheid, prijs. Hoe concreter, hoe minder discussie achteraf.
- Subtotaal, btw en totaal
- Apart. Bij twee tarieven (9% en 21%) elk apart, want zo komt het ook op de factuur.
- Geldigheid
- 14 tot 30 dagen is gebruikelijk. Zonder datum geldt "een redelijke termijn", en daar wil je niet over hoeven praten.
- Voorwaarden
- Betaaltermijn, wat er gebeurt bij meerwerk, wat je uitsluit. Kort en concreet, geen juridische bijlage.
- Akkoord
- Ruimte voor naam, datum en handtekening — of de zin dat een akkoord per mail volstaat.
Voorbeelden per branche
Elk voorbeeld heeft de regels, het btw-tarief en de voorwaarden die in die branche gebruikelijk zijn, en is gratis te downloaden in Word, Excel en PDF.
- Schilder
- Elektricien
- Loodgieter
- Aannemer
- Hovenier
- Horeca
- Grafisch ontwerp
- Zzp dienstverlening
- Neutraal, voor elke branche
De drie fouten die het vaakst voorkomen
Geen geldigheidsdatum. Dan geldt het aanbod "een redelijke termijn", en dat is precies het soort zin waar een discussie over ontstaat.
Eén bedrag voor alles. Een klant die niet ziet waar het geld zit, vindt het te duur. Splits het: arbeid, materiaal, wat de klant zelf regelt.
Niets over meerwerk. Bijna elk werk wordt onderweg iets groter. Eén zin — "meerwerk wordt vooraf besproken en apart geoffreerd" — voorkomt de vervelendste factuurdiscussie die er is.
Veelgestelde vragen
Wat is een offerte?
Een offerte is een schriftelijk aanbod: dit lever ik, dit kost het, onder deze voorwaarden, en het aanbod geldt tot deze datum. Accepteert de klant, dan is er een overeenkomst. Het is de stap tussen het gesprek en het werk.
Hoe lang is een offerte geldig?
Zo lang als erop staat. Gebruikelijk is 14 tot 30 dagen. Staat er niets op, dan geldt een "redelijke termijn" — en wat redelijk is, daar zijn discussies over. Zet er dus altijd een datum op.
Moet ik btw op de offerte zetten?
Ja: bedragen exclusief btw, de btw apart per tarief, en het totaal inclusief. Voor particulieren is het prettig ook het bedrag inclusief te noemen, want dat is wat zij betalen. Gebruik je de kleineondernemersregeling, dan vermeld je dat.
Wat is het verschil tussen een offerte en een factuur?
De offerte komt vóór het werk en zegt wat je gaat doen en wat het gaat kosten. De factuur komt erna en is het verzoek om te betalen. De geaccepteerde offerte is de basis voor de factuur — en het bewijs als er discussie is.
Mag ik een offerte per mail versturen?
Ja, en dat is de norm. Verstuur hem als pdf, zodat de klant er niets meer in kan veranderen, en vraag om een akkoord per mail. Dat akkoord is rechtsgeldig.
Kan het opstellen ook automatisch?
Ja. Een aanvraag komt vrijwel altijd per mail binnen, met de gegevens al in de tekst. Er zijn systemen die die mail lezen, ontbrekende dingen navragen en het voorstel klaarzetten. MASO doet dat — zie de pagina over automatische offertes.