Btw op een offerte: 21%, 9%, verlegd of vrijgesteld
Een offerte hoeft wettelijk geen btw te vermelden — een factuur wel. Maar een offerte die je niet één op één kunt factureren is een slechte offerte, en een klant die het bedrag inclusief btw pas op de factuur ziet, is een klant die schrikt. Dus: bedragen exclusief, btw per tarief, totaal inclusief. Altijd.
De tarieven in het kort
21% is het algemene tarief en geldt voor bijna alle diensten en producten. 9% geldt voor onder meer eten en drinken zonder alcohol, boeken, kappers, fietsreparatie, schoonmaak van woningen, en voor schilderen, stukadoren, behangen en isoleren van woningen ouder dan twee jaar (alleen de arbeid; het materiaal blijft 21%, behalve bij schilderwerk en isolatie waar het meestal meegaat als het een klein deel is). 0% geldt bij export buiten de EU. Vrijgesteld zijn onder meer zorg, onderwijs en verzekeringen — daar staat geen btw op, en kun je ook geen btw terugvragen.
Twee tarieven op één offerte
Komt vaak voor: een badkamer met stucwerk (9%) en tegelwerk (21%), een borrel met hapjes (9%) en wijn (21%), een dak met isolatie (arbeid 9%) en dakbedekking (21%). Zet dan het tarief per regel, en onder het subtotaal een aparte btw-regel per tarief: "Btw 9% € 45,00", "Btw 21% € 380,10". Zo komt het ook op de factuur, en zo kan de klant het controleren. De voorbeelden in deze bibliotheek doen het allemaal zo.
Btw verlegd
In de bouw geldt de verleggingsregeling voor onderaanneming: werk je als onderaannemer voor een aannemer, dan zet je geen btw op je offerte en factuur maar de tekst "btw verlegd" met het btw-nummer van de opdrachtgever; die geeft de btw zelf aan. Hetzelfde geldt voor diensten aan een zakelijke klant in een ander EU-land. Werk je rechtstreeks voor een particulier of een bedrijf buiten de bouw, dan reken je gewoon btw.
Kleineondernemersregeling (KOR)
Doe je mee aan de KOR, dan reken je geen btw en vermeld je die ook niet op offerte en factuur. Zet er een zin bij waaruit dat blijkt, zodat een zakelijke klant niet zoekt naar btw die hij kan terugvragen: "Vrijgesteld van omzetbelasting op grond van de kleineondernemersregeling." Je bedragen zijn dan de eindbedragen.
Particulier of zakelijk: welk bedrag vooraan
Een particulier betaalt het bedrag inclusief btw en denkt in dat bedrag; zet het totaal inclusief dus groot en duidelijk. Een zakelijke klant vraagt de btw terug en denkt exclusief; daar mag het exclusieve subtotaal het meest opvallen. Allebei moeten ze op de offerte staan; het gaat om welke je de nadruk geeft.
Voorbeeld van het totalenblok
Onder de prijstabel, rechts uitgelijnd, bij twee tarieven:
Subtotaal € 3.420,00
Btw 9% € 61,20
Btw 21% € 575,40
Totaal incl. btw € 4.056,60
Het sjabloon erbij
Een neutrale offerte om dit in te zetten, gratis en zonder inschrijving. Per branche staan er uitgewerkte versies bij de voorbeelden.
Veelgestelde vragen
Moet er btw op een offerte staan?
Wettelijk niet — dat geldt voor de factuur. Maar zet het er wel op: bedragen exclusief, btw per tarief, totaal inclusief. Anders kun je de offerte niet factureren zoals hij is, en schrikt de klant van de factuur.
Wat als ik het tarief niet zeker weet?
De Belastingdienst heeft per branche een overzicht. Twijfel je bij een specifiek werk, vraag het na vóór je de offerte stuurt: een verkeerd tarief corrigeren na akkoord is een gesprek dat je niet wilt.
Wat zet ik op de offerte bij de KOR?
Geen btw, en een zin dat je vrijgesteld bent op grond van de kleineondernemersregeling. Je bedragen zijn dan wat de klant betaalt.
Dit is uitleg voor de praktijk, geen juridisch of fiscaal advies. Bij twijfel over je situatie: je boekhouder, of de Belastingdienst.