Offerte maken in Excel: formules die kloppen (met gratis sjabloon)
Excel is de logische keuze zodra een offerte meer dan een paar regels heeft: het rekent, en het rekent goed als de formules kloppen. De prijs is de opmaak — een spreadsheet ziet er al snel uit als een spreadsheet. Met een goed sjabloon heb je beide: de formules staan erin, en het document ziet eruit als een offerte.
Het neutrale sjabloon, ook als Excel-bestand. Per branche ingevulde versies staan bij de voorbeelden.
Voor wie Excel past
Wie offertes maakt met veel regels, meerdere btw-tarieven of prijzen die uit berekeningen komen, en de totalen niet met de hand wil bijhouden.
Wat Excel met offertes doet
- Regeltotalen, subtotaal, btw per tarief en eindtotaal met formules — elke wijziging rekent direct door.
- Een verborgen kolom met het btw-tarief per regel, zodat de btw per tarief apart wordt opgeteld (SUMIF).
- Een prijslijst op een tweede tabblad waaruit je regels haalt.
- Opslaan als pdf met alleen het afdrukgebied, zodat de klant een nette pagina krijgt en niet je hulpkolommen.
Waar je op let
- Een formule die per ongeluk wordt overschreven met een getal is de klassieke fout. Beveilig het werkblad en laat alleen de invoercellen open.
- Stel het afdrukgebied in en controleer de pdf: een offerte die over twee pagina's breekt op de verkeerde plek ziet er slordig uit.
- Excel is geen archief. Sla elke offerte apart op met nummer en klant in de bestandsnaam, of houd een overzicht bij.
Zo maak je de offerte in Excel
1.Zet de tabel op
Kolommen: omschrijving, aantal, eenheid, prijs, btw-tarief, totaal. Het regeltotaal is =aantal*prijs. Het btw-tarief mag in een smalle of verborgen kolom; hij is nodig voor de volgende stap.
2.Reken de btw per tarief
Subtotaal: =SOM van de regeltotalen. Btw 21%: =SOM.ALS(tariefkolom;21;totaalkolom)*0,21. Btw 9%: hetzelfde met 9. Totaal inclusief: subtotaal plus beide btw-bedragen. Zo kloppen offertes met twee tarieven altijd — het sjabloon hieronder heeft dit al ingebouwd.
3.Maak het een document
Rasterlijnen uit, een kop met je gegevens, het klantblok, nummer en datum, de voorwaarden onder de tabel. Kolombreedtes zo dat de omschrijving ruimte heeft en de bedragen rechts staan.
4.Afdrukgebied en pdf
Selecteer het gebied dat de klant moet zien, stel het in als afdrukgebied, kies "Passend op 1 pagina breed" en sla op als pdf.
5.Beveilig het werkblad
Zet de invoercellen op "niet vergrendeld" en beveilig het blad. Dan kun je nooit meer per ongeluk een formule overschrijven.
Veelgestelde vragen
Hoe bereken ik btw in Excel bij twee tarieven?
Met een kolom voor het tarief per regel en SOM.ALS: =SOM.ALS(tariefkolom;21;totaalkolom)*0,21 voor de 21%-regels, en hetzelfde met 9 voor de 9%-regels. Het Excel-sjabloon hieronder doet dit al.
Is er een gratis offerte sjabloon voor Excel?
Ja, hieronder: met formules voor regeltotalen, subtotaal, btw per tarief en totaal. Per branche staan er ingevulde versies bij de voorbeelden.
Excel of Word voor offertes?
Word voor weinig regels en veel tekst; Excel zodra het rekenen belangrijker wordt dan de opmaak. Wie meer dan een handvol offertes per maand maakt, is meestal beter af met een programma dat ook nummert, archiveert en factureert.