Offerte in het Engels: quote, quotation of estimate — en de tekst die je nodig hebt
Een Engelse klant vraagt om een "quote" en bedoelt daarmee wat jij een offerte noemt. Maar "estimate" betekent iets anders, en "proposal" weer iets anders — en de btw werkt bij een buitenlandse klant vaak niet zoals bij een Nederlandse. Dit is wat je nodig hebt om een Engelse offerte te sturen die klopt.
Quote, quotation, estimate of proposal
Quote en quotation zijn hetzelfde: een vaste prijs voor omschreven werk, die de klant kan accepteren. Quote is het gangbare woord; quotation is formeler en staat vaker als kop op het document. Estimate is een schatting — geen vaste prijs, meer een indicatie, vergelijkbaar met een richtprijs bij werk op regie. Proposal is een uitgebreider voorstel met aanpak en argumentatie, gebruikelijk bij advies en projecten. Voor de meeste offertes is "Quotation" als kop en "quote" in de mail de juiste keuze.
De termen op het document
Offertenummer: Quotation number of Quote no. Datum: Date. Geldig tot: Valid until. Omschrijving: Description. Aantal: Quantity (Qty). Eenheid: Unit. Prijs: Unit price. Totaal per regel: Amount. Subtotaal: Subtotal. Btw: VAT. Totaal inclusief btw: Total incl. VAT. Voorwaarden: Terms and conditions. Voor akkoord: Accepted by, met Name, Date en Signature. Betaaltermijn: Payment within 14 days of invoice date. Meerwerk: Additional work will be quoted separately.
Btw bij een buitenlandse klant
Een zakelijke klant in een ander EU-land met een btw-nummer: btw verlegd — je rekent geen btw en zet op offerte en factuur "VAT reverse charged" met het btw-nummer van de klant. Een zakelijke klant buiten de EU: meestal geen Nederlandse btw; wel controleren per dienst. Een particuliere klant in de EU: in de regel Nederlandse btw, met uitzonderingen voor digitale diensten en werk aan onroerend goed, dat wordt belast in het land waar het pand staat. Twijfel je, vraag het na vóór je de offerte stuurt; een verkeerd btw-tarief op een Engelse offerte is lastig te herstellen.
Valuta en bedragen
Offreer in euro's, tenzij de klant uitdrukkelijk om een andere valuta vraagt en jij het wisselkoersrisico wilt dragen. Schrijf bedragen op de Engelse manier als je klant Engels leest: EUR 1,250.00 in plaats van € 1.250,00 — punt voor decimalen, komma voor duizendtallen. Anders leest een Engelse klant € 1.250 als één euro vijfentwintig.
Voorbeeldtekst voor de Engelse offerte
De vaste zinnen, om over te nemen in je document en je mail.
Quotation no. 2026-0041 — Date: 16 September 2026 — Valid until: 16 October 2026
All amounts are in euros and exclude VAT unless stated otherwise. VAT reverse charged — VAT number of client: [number].
Payment within 14 days of invoice date. Additional work will be discussed in advance and quoted separately.
To accept this quotation, please sign and return it, or confirm by email quoting the quotation number.
In de mail: "Please find attached our quotation for [the work]. It is valid until 16 October. Let me know if anything is unclear — happy to adjust."
Het sjabloon erbij
Een neutrale offerte om dit in te zetten, gratis en zonder inschrijving. Per branche staan er uitgewerkte versies bij de voorbeelden.
Veelgestelde vragen
Is het quote of quotation?
Allebei goed en hetzelfde. Quote in de mail en in gesprek; Quotation als kop op het document is gebruikelijker. Vermijd estimate, tenzij het echt een schatting is.
Moet ik btw rekenen aan een buitenlandse klant?
Zakelijk binnen de EU met btw-nummer: btw verlegd, vermeld "VAT reverse charged". Buiten de EU: meestal geen Nederlandse btw. Particulier in de EU: in de regel wel. Controleer het per situatie; dit zijn de hoofdlijnen.
Hoe schrijf ik bedragen in een Engelse offerte?
EUR 1,250.00: punt voor decimalen, komma voor duizendtallen. Het omgekeerde van de Nederlandse notatie, en de bron van veel misverstanden.
Dit is uitleg voor de praktijk, geen juridisch of fiscaal advies. Bij twijfel over je situatie: je boekhouder, of de Belastingdienst.