Offerte ondertekenen: is een handtekening nodig, en wat telt als akkoord?

Wat telt als akkoord

Een handtekening onder de offerte, een mail met "akkoord", een reply op de offertemail, een appje, een mondeling ja — het is allemaal aanvaarding. Het verschil zit in het bewijs. Een ondertekende offerte laat zien met welke versie de klant akkoord ging. Een mail "akkoord" ook, als de offerte er als bijlage aan hing. Een appje "doe maar" laat dat niet zien, en een telefoontje al helemaal niet.

Vraag daarom altijd om een akkoord dat naar de offerte verwijst: het nummer, de datum, of gewoon een reply op de mail waar hij als pdf aan hing.

Handtekening, digitale handtekening, of gewoon een mail

Voor het overgrote deel van het werk volstaat een mail. Een digitale handtekening via een dienst als DocuSign of een ondertekenfunctie in je offertesoftware is prettiger — de klant klikt, jij krijgt een pdf met tijdstempel — maar juridisch niet sterker dan een duidelijke mail. Alleen bij grote bedragen, langdurige contracten of als de wederpartij een organisatie is met inkoopregels, wordt een handtekening vaak geëist. Dan is het een kwestie van hun proces, niet van de wet.

Wat je op de offerte zet

Een regel onderaan die zegt hoe de klant akkoord geeft. Dat voorkomt de vraag "moet ik dit printen en tekenen?" en zorgt dat het akkoord in een vorm komt die je kunt bewaren. Ruimte voor naam, datum en handtekening kan daar gewoon naast blijven staan, voor wie dat prettig vindt.

Wanneer je wél een handtekening wilt

Bij werk aan iemands huis boven een paar duizend euro, bij een aanbetaling, bij een lange looptijd, en altijd als de klant een organisatie is waar meerdere mensen over gaan. Niet omdat de mail niet geldig is, maar omdat een handtekening het gesprek "ik wist niet dat dat erin stond" bij voorbaat beëindigt.