Aanbetaling op een offerte: hoeveel, wanneer, en hoe je het opschrijft
Een aanbetaling dekt wat jij vooruit moet kopen of plannen, en maakt de opdracht voor de klant serieus. Te weinig, en jij financiert het werk; te veel, en de klant aarzelt. Het gebruikelijke midden: een deel bij opdracht, een deel onderweg, de rest bij oplevering.
Wat gebruikelijk is
Bij maatwerk en werk met veel inkoop (kozijnen, keukens, dakkapellen, drukwerk) is 30 tot 50% bij opdracht normaal — het dekt het materiaal dat je bestelt. Bij dienstverlening (advies, ontwerp, coaching) is 50% bij start en 50% bij oplevering gebruikelijk voor opdrachten van enkele duizenden euro's; bij grotere opdrachten werk je met maandelijkse termijnen. Bij kort werk zonder inkoop, zoals een schilderbeurt of een reparatie, vraag je meestal niets vooraf.
Wat de wet zegt
Voor consumentenkoop — een particulier koopt een product — geldt dat je in je algemene voorwaarden niet meer dan de helft vooruit mag vragen (artikel 7:26 lid 2 BW). Voor diensten en aanneming van werk bestaat zo'n wettelijke grens niet, maar de helft is ook daar wat als redelijk wordt gezien. Meer dan de helft vooruit vragen aan een particulier vraagt in elk geval om een goede reden op de offerte, zoals een grote materiaalbestelling.
Zakelijk is alles bespreekbaar; grote organisaties hebben vaak een eigen betaalbeleid en betalen liever achteraf. Dan is een termijnschema het compromis.
Termijnen koppelen aan momenten, niet aan data
"30% bij opdracht, 40% bij start van het werk, 30% bij oplevering" is beter dan drie data: als de planning schuift, schuiven de termijnen mee. Zet erbij dat je een factuur stuurt op elk moment, met de betaaltermijn die je hanteert, en dat het werk start (of het materiaal wordt besteld) na ontvangst van de aanbetaling. Die laatste zin is de belangrijkste: zonder aanbetaling geen start.
Hoe het op de offerte komt
In de voorwaarden, niet in de prijstabel. De tabel gaat over wat de klant koopt; de voorwaarden over hoe hij betaalt. Eén regel met de termijnen en de zin over de start is genoeg.
Voorbeeldtekst voor in de voorwaarden
Als eerste of tweede voorwaarde onder de prijstabel:
Betaling in drie termijnen: 30% bij opdracht, 40% bij aanvang van het werk, 30% bij oplevering. U ontvangt voor elke termijn een factuur met een betaaltermijn van 14 dagen. Het materiaal wordt besteld na ontvangst van de eerste termijn.
Het sjabloon erbij
Een neutrale offerte om dit in te zetten, gratis en zonder inschrijving. Per branche staan er uitgewerkte versies bij de voorbeelden.
Veelgestelde vragen
Hoeveel aanbetaling mag ik vragen?
Aan particulieren bij koop maximaal de helft (art. 7:26 BW); bij diensten en werk is de helft ook de gangbare bovengrens. 30 tot 50% bij opdracht is normaal bij werk met inkoop; bij kort werk zonder inkoop vraag je meestal niets vooraf.
Wanneer stuur ik de factuur voor de aanbetaling?
Direct na het akkoord, met een betaaltermijn van 7 tot 14 dagen, en met op de offerte de afspraak dat het werk of de bestelling start na ontvangst. Dan is er geen discussie over wie op wie wacht.
Wat als de klant de aanbetaling niet betaalt?
Dan start je niet, en dat heb je op de offerte gezet. Stuur een herinnering en bel. Blijft betaling uit, dan is de opdracht niet doorgegaan — en dat is precies waar de aanbetaling voor was.
Dit is uitleg voor de praktijk, geen juridisch of fiscaal advies. Bij twijfel over je situatie: je boekhouder, of de Belastingdienst.