Offerte of factuur: het verschil, en wat er op welke moet staan
De offerte komt vóór het werk en zegt wat je gaat doen en wat het kost. De factuur komt erna en vraagt om betaling. Simpel — en toch gaat het in de praktijk mis bij de overgang van de een naar de ander, omdat de factuur eisen heeft die de offerte niet heeft.
Wat de offerte doet
Een offerte is een aanbod. Accepteert de klant, dan is het een overeenkomst en is de offerte het bewijs van wat is afgesproken. De wet stelt geen eisen aan wat erop staat; dat maakt de offerte vrij in vorm, maar het betekent ook dat jij moet zorgen dat er genoeg op staat om er later iets aan te hebben. Nummer en datum, de regels, de totalen, de geldigheid, de voorwaarden.
Wat de factuur doet, en wat er wettelijk op moet
Een factuur is het verzoek om te betalen en een document voor de Belastingdienst. Daarom moet er verplicht op staan: je naam en adres, je btw-nummer en KvK-nummer, de naam en het adres van de klant, een uniek en opeenvolgend factuurnummer, de factuurdatum, de datum waarop je hebt geleverd, wat je hebt geleverd (aantal en omschrijving), het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag per tarief. Bij verlegde btw het btw-nummer van de klant en de tekst "btw verlegd".
Het factuurnummer moet opeenvolgend zijn, zonder gaten; offertenummers mogen alles zijn. Daarom hebben veel bedrijven twee reeksen: 2026-0041 voor offertes, F2026-0117 voor facturen.
Van offerte naar factuur
Als de offerte goed was, is de factuur een kopie met een ander opschrift: dezelfde regels, dezelfde bedragen, dezelfde btw-splitsing, plus het meerwerk dat je apart hebt afgesproken. Verwijs op de factuur naar het offertenummer; dat is voor de klant de link tussen wat hij zag en wat hij betaalt. Wijkt de factuur af van de offerte zonder dat daar een afspraak over is, dan is dat precies waar betalingsdiscussies over gaan.
De proforma factuur
Een proforma factuur ziet eruit als een factuur maar is er geen: er is nog niet geleverd, er is nog geen betalingsverplichting, en hij telt niet mee in je administratie. Hij wordt gebruikt als een klant intern een "factuur" nodig heeft om een betaling vooraf goed te keuren, of bij export voor de douane. In de meeste gevallen is een offerte met een aanbetalingsafspraak eenvoudiger en duidelijker.
Het sjabloon erbij
Een neutrale offerte om dit in te zetten, gratis en zonder inschrijving. Per branche staan er uitgewerkte versies bij de voorbeelden.
Veelgestelde vragen
Moet een offerte dezelfde eisen halen als een factuur?
Nee. Een factuur heeft wettelijke eisen (btw-nummer, opeenvolgend nummer, leverdatum, btw per tarief); een offerte is vormvrij. Maar hoe meer je offerte al aan de factuureisen voldoet, hoe eenvoudiger de factuur straks is.
Mag ik de offerte als factuur gebruiken?
Niet zomaar: een factuur heeft een eigen, opeenvolgend nummer en een leverdatum. Maak een factuur die naar de offerte verwijst en dezelfde regels bevat.
Wat is een proforma factuur?
Een document dat eruitziet als een factuur maar er geen is: er is nog niet geleverd en er hoeft nog niet betaald te worden. Voor interne goedkeuring of douane. Meestal is een offerte met aanbetalingsafspraak eenvoudiger.
Dit is uitleg voor de praktijk, geen juridisch of fiscaal advies. Bij twijfel over je situatie: je boekhouder, of de Belastingdienst.