Offerte maken in Word: zo doe je het goed (met gratis sjabloon)
De meeste offertes in Nederland worden in Word gemaakt, en dat is prima: het document ziet eruit zoals jij wilt, iedereen kan het openen, en het kost niets. De zwakke plek is rekenen. Word telt niet mee, dus elke wijziging in een regel betekent zelf het totaal opnieuw uitrekenen — en dat gaat een keer mis.
Het neutrale sjabloon, ook als Word-bestand. Per branche ingevulde versies staan bij de voorbeelden.
Voor wie Word past
Wie een paar offertes per maand maakt, ze graag helemaal naar eigen hand zet en niet nog een programma wil.
Wat Word met offertes doet
- Volledige vrijheid in opmaak: logo, kleuren, lettertype, briefpapier.
- Een tabel voor de regels, met een kopregel en rechts uitgelijnde bedragen.
- Opslaan als pdf, rechtstreeks vanuit Word, zodat de klant niets kan wijzigen.
- Een eigen sjabloon (.dotx) waar je bij elke nieuwe offerte van start.
Waar je op let
- Word rekent niet. Totalen en btw vul je met de hand in, en elke wijziging betekent opnieuw rekenen. Bij meer dan een handvol regels is Excel veiliger.
- Nummering bijhouden doe je zelf; een lijstje met offertenummers, datums en klanten in een apart bestand voorkomt dubbele nummers.
- Verstuur nooit het .docx: sla op als pdf. Een Word-bestand kan de klant aanpassen, en het toont soms je wijzigingsgeschiedenis.
Zo maak je de offerte in Word
1.Begin met een sjabloon
Download het neutrale sjabloon hieronder of bouw er zelf een: kop met je gegevens, een blok voor de klant en de kenmerken, een tabel, totalen, voorwaarden, akkoord. Sla hem op als sjabloon (.dotx) zodat je er elke keer schoon van start.
2.Vul de regels in de tabel
Per regel: omschrijving, aantal, eenheid, prijs, totaal. Zet de bedragen rechts uitgelijnd en gebruik overal hetzelfde formaat (€ 1.250,00). Voeg rijen toe met Tab in de laatste cel.
3.Reken de totalen uit — of laat Word het doen
Subtotaal, btw per tarief, totaal inclusief. Word kan optellen met een veldformule (=SUM(ABOVE)) in de totaalcel, maar die werkt alleen na handmatig bijwerken (F9) en gaat mis bij twee btw-tarieven. Voor meer dan een paar regels: reken in Excel en zet het resultaat over, of gebruik het Excel-sjabloon.
4.Controleer nummer, datum en geldigheid
Drie velden die in een sjabloon blijven staan van de vorige keer. Nummer, datum en de datum tot wanneer het aanbod geldt.
5.Opslaan als pdf en versturen
Bestand › Opslaan als › PDF. Verstuur de pdf als bijlage, met in de mail een korte samenvatting en de vraag om akkoord per mail.
Veelgestelde vragen
Kan Word de totalen berekenen?
Beperkt: een veldformule zoals =SUM(ABOVE) in een tabelcel telt de cellen erboven op, maar moet handmatig worden bijgewerkt en kan niet per btw-tarief rekenen. Voor een offerte met twee tarieven reken je in Excel of gebruik je een programma.
Is er een gratis offerte sjabloon voor Word?
Ja, hieronder — neutraal, zonder logo, met een tabel, totalen en voorwaarden. Per branche zijn er ingevulde versies bij de voorbeelden.
Hoe maak ik van de Word-offerte een pdf?
Bestand › Opslaan als › kies PDF als bestandstype. In oudere versies via Exporteren. LibreOffice en Google Docs kunnen het ook.