Offerte op regiebasis: wat erin moet als je op nacalculatie werkt
Op regiebasis werken betekent: de klant betaalt de uren en het materiaal dat het werkelijk kost, tegen afgesproken tarieven. Het is eerlijk bij werk dat je vooraf niet kunt overzien — en het gaat mis als de klant een bedrag in zijn hoofd had dat jij nooit hebt genoemd. De offerte is er om dat te voorkomen.
Wat op een regie-offerte moet staan
Geen vaste prijs, maar wel alles waarmee de prijs straks wordt berekend: het uurtarief (per functie, als je met meerdere mensen werkt), de opslag op materiaal, de kosten van gereedschap, machines en vervoer, en hoe je de uren registreert en verantwoordt. Daarnaast een omschrijving van het werk en, als je dat kunt, een schatting.
De klant moet uit de offerte kunnen halen wat een dag werk hem kost. Als dat niet lukt, is de offerte niet af.
De richtprijs en de 10%-regel
Noem je een richtprijs, dan mag de uiteindelijke prijs daar niet meer dan 10% boven uitkomen — tenzij je de klant op tijd hebt gewaarschuwd dat het meer wordt, zodat hij kon kiezen om te stoppen of te versoberen. Dat staat in artikel 7:752 van het Burgerlijk Wetboek en geldt voor aanneming van werk. Noem je geen prijs, dan is een "redelijke prijs" verschuldigd; wat redelijk is, wordt dan achteraf bepaald, en dat wil je niet.
Praktisch: geef een richtprijs, zet erbij dat het een richtprijs is, en spreek af dat je waarschuwt zodra je ziet dat je eroverheen gaat. Die waarschuwing doe je schriftelijk, al is het een mail van twee regels.
Uren verantwoorden
Op regie werkt alleen als de klant vertrouwt op de uren. Spreek af hoe je ze bijhoudt (per dag, per persoon, met een korte omschrijving) en hoe vaak de klant ze ziet — wekelijks is gebruikelijk bij langer werk. Een klant die de uren wekelijks ziet, heeft aan het eind geen vragen. Een klant die ze bij de factuur voor het eerst ziet, wel.
Wanneer regie, wanneer vaste prijs
Regie past bij werk waarvan de omvang pas blijkt als je bezig bent: renovatie van een oud pand, storingen, herstelwerk, advies met een open vraag. Een vaste prijs past bij werk dat je kunt overzien: een nieuw kozijn, een website met een vast aantal pagina's, een schilderbeurt. Twijfel je, dan is een combinatie gebruikelijk: een vaste prijs voor het deel dat je kunt overzien, regie voor de rest.
Voorbeeldtekst voor op de offerte
Onder de omschrijving van het werk, in plaats van een prijstabel:
Dit werk wordt uitgevoerd op regiebasis. Uurtarief vakman € 62,50, uurtarief hulp € 42,00, exclusief btw. Materiaal tegen inkoopprijs met 10% opslag. Vervoer € 0,35 per kilometer.
Richtprijs op basis van de huidige inschatting: € 4.800 exclusief btw. Zodra wij verwachten dat de kosten hier meer dan 10% boven uitkomen, melden wij dat schriftelijk vóórdat wij verdergaan, zodat u kunt beslissen.
De gewerkte uren worden per dag bijgehouden en wekelijks aan u toegestuurd.
Het sjabloon erbij
Een neutrale offerte om dit in te zetten, gratis en zonder inschrijving. Per branche staan er uitgewerkte versies bij de voorbeelden.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen regie en nacalculatie?
In de praktijk hetzelfde: de klant betaalt wat het werkelijk kostte, tegen afgesproken tarieven. "Regie" is het woord uit de bouw, "nacalculatie" uit de dienstverlening.
Moet ik een richtprijs geven?
Het hoeft niet, maar het is verstandig. Zonder richtprijs is een "redelijke prijs" verschuldigd en wordt achteraf bepaald wat redelijk was. Met richtprijs weet de klant waar hij aan toe is en weet jij wanneer je moet waarschuwen.
Wat als ik meer dan 10% boven de richtprijs uitkom?
Dan mag je het meerdere alleen rekenen als je de klant op tijd hebt gewaarschuwd — zo dat hij nog kon kiezen om te stoppen of te versoberen. Doe dat schriftelijk. Zonder waarschuwing blijft het bij de richtprijs plus 10%.
Dit is uitleg voor de praktijk, geen juridisch of fiscaal advies. Bij twijfel over je situatie: je boekhouder, of de Belastingdienst.