Informativa sulla privacy

Articolo 1 — Informazioni sulla presente informativa sulla privacy

Maso-IP B.V., operante con la denominazione commerciale MaSolution (di seguito: «MaSolution», «noi», «ci» o «nostro»), è un fornitore di servizi basati sull’intelligenza artificiale per il settore della ristorazione, dell’ospitalità e del leisure. Tramite la nostra piattaforma, gli ospiti e i visitatori dei nostri clienti commerciali possono effettuare prenotazioni, porre domande e comunicare tramite voce, e-mail, chat e SMS.

La presente informativa sulla privacy illustra quali dati personali trattiamo, per quali finalità, per quanto tempo li conserviamo e quali diritti Le spettano. L’informativa si applica a tutte le persone che contattano una struttura di ristorazione, ospitalità o leisure tramite i servizi di MaSolution.

MaSolution agisce di norma in qualità di responsabile del trattamento ai sensi del GDPR, per conto della struttura di ristorazione, ospitalità o leisure che Lei contatta. Tale struttura è il titolare del trattamento dei Suoi dati personali. Per i servizi offerti direttamente da MaSolution (quali la presente piattaforma e i relativi canali di comunicazione), MaSolution stessa è titolare del trattamento.

Articolo 2 — Dati di contatto

Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO): MaSolution non ha attualmente nominato un Responsabile della protezione dei dati, poiché l’entità dei trattamenti non lo richiede ancora ai sensi dell’articolo 37 GDPR. MaSolution monitora costantemente tale situazione e nominerà un RPD non appena ciò sarà richiesto dalla legge. Per qualsiasi domanda in materia di privacy può contattarci all’indirizzo support@masolution.ai.

Segnalazioni di sicurezza: Ha individuato una falla di sicurezza o una vulnerabilità nella nostra applicazione? La preghiamo di segnalarla all’indirizzo support@masolution.ai. Prendiamo sul serio tutte le segnalazioni e rispondiamo il prima possibile.

Articolo 3 — Quali dati personali trattiamo?

3.1 Categorie particolari di dati personali

In linea di principio, MaSolution non tratta categorie particolari di dati personali di cui all’articolo 9 GDPR. Qualora, tuttavia, Lei comunichi esigenze alimentari o informazioni su allergie (che costituiscono dati relativi alla salute ai sensi dell’articolo 9 GDPR), si applica quanto segue:

• trattiamo tali dati esclusivamente sulla base del Suo consenso esplicito (art. 9, par. 2, lett. a), GDPR);
• il trattamento è strettamente limitato all’esecuzione della Sua richiesta di prenotazione;
• non conserviamo tali dati più a lungo di quanto necessario per tale finalità.

Articolo 4 — Finalità e basi giuridiche

4.1 Comunicazioni SMS e opt-in

MaSolution utilizza gli SMS (tramite Twilio Inc.) per l’invio di conferme di prenotazione, promemoria e comunicazioni di servizio. Inviamo messaggi SMS esclusivamente se Lei vi ha preventivamente acconsentito o se ciò è necessario per l’esecuzione della Sua prenotazione. Può prestare tale consenso tramite:

• una casella di spunta sul nostro modulo di registrazione o di prenotazione;
• una conferma verbale nel corso di una conversazione telefonica (registrata con marca temporale e numero di telefono);
• un opt-in digitale tramite la nostra piattaforma.

Ogni messaggio SMS che inviamo indica come revocare l’iscrizione. Può revocare il Suo consenso in qualsiasi momento rispondendo STOP a un messaggio SMS oppure contattandoci all’indirizzo support@masolution.ai. Non condividiamo il Suo numero di cellulare né i Suoi dati di opt-in con terzi per finalità di marketing o promozionali.

4.2 Intelligenza artificiale e trasparenza

Quando comunica tramite l’assistente vocale (Bobby), la funzione chat o altri canali di MaSolution, Lei interagisce con un sistema di IA. Ne viene informato in anticipo. L’output dell’IA non viene utilizzato per decisioni che producono effetti giuridici senza intervento umano. In tal modo MaSolution adempie agli obblighi di trasparenza previsti dall’EU AI Act.

4.3 Bilanciamento degli interessi (legittimo interesse)

Per i trattamenti fondati sul legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f), GDPR) abbiamo effettuato un bilanciamento degli interessi. Secondo la nostra valutazione, il nostro interesse al miglioramento dei nostri modelli di IA e dei nostri servizi prevale sulla possibile ingerenza nella Sua privacy, poiché utilizziamo esclusivamente dati anonimizzati e aggregati che non sono riconducibili a Lei. Lei ha in qualsiasi momento il diritto di opporsi a tale trattamento (si veda l’articolo 8).

4.4 Dati di Google Business Profile

MaSolution offre ai clienti commerciali (strutture di ristorazione, ospitalità e leisure) la possibilità di gestire il proprio Google Business Profile (GBP) tramite la nostra piattaforma. In tale contesto trattiamo dati per conto e su incarico della struttura interessata. La struttura rimane in ogni momento titolare del trattamento di tali dati; MaSolution agisce in qualità di responsabile del trattamento.

Trattiamo le seguenti categorie di dati di Google Business Profile:

Accesso e sicurezza: MaSolution ottiene l’accesso al Google Business Profile di una struttura esclusivamente previa autorizzazione esplicita da parte della struttura tramite l’API di Google (OAuth 2.0). Non conserviamo credenziali di accesso Google. I token di accesso sono conservati in forma cifrata e sono legati personalmente all’amministratore autorizzato della struttura.

Periodo di conservazione: I dati relativi al GBP sono conservati finché il cliente commerciale utilizza il nostro servizio di gestione del GBP. Alla cessazione del contratto, i dati vengono cancellati o anonimizzati entro 30 giorni, salvo che si applichi un obbligo legale di conservazione.

Nessun utilizzo per finalità proprie: MaSolution utilizza i dati di Google Business Profile delle strutture clienti esclusivamente ai fini dell’esecuzione del contratto con la struttura interessata. Non utilizziamo tali dati per finalità di marketing proprie, per la profilazione o per altri trattamenti che esulino dall’incarico.

Google come terza parte: Nell’utilizzo della Google Business Profile API si applicano altresì le Norme sulla privacy di Google. MaSolution ha stipulato con Google gli accordi sul trattamento dei dati richiesti in conformità alla Google API Services User Data Policy.

Articolo 5 — Periodi di conservazione

Articolo 6 — Comunicazione a terzi

Condividiamo i Suoi dati personali esclusivamente nei seguenti casi:

• Con la struttura di ristorazione, ospitalità o leisure che Lei contatta (il titolare del trattamento): essa riceve le Sue informazioni di prenotazione e le Sue comunicazioni per gestire la Sua richiesta.
• Con sub-responsabili del trattamento che forniscono servizi tecnici per il funzionamento della nostra piattaforma. Tali soggetti sono vincolati contrattualmente a rigorosi obblighi di sicurezza e riservatezza.
• Con autorità di controllo o autorità giudiziarie, qualora vi siamo tenuti per legge.
• Con enti pubblici o autorità di controllo in caso di richieste attinenti alla sicurezza nazionale o di altri obblighi di legge, comprese le richieste derivanti dalla normativa in materia di sicurezza nazionale.

Non vendiamo mai i Suoi dati personali a terzi.

6.1 Sub-responsabili del trattamento

Un elenco aggiornato dei nostri sub-responsabili del trattamento è disponibile su richiesta all’indirizzo support@masolution.ai.

Articolo 7 — Trasferimento al di fuori del SEE

Alcuni dei nostri sub-responsabili del trattamento (si veda la tabella 6.1) hanno sede al di fuori dello Spazio economico europeo (SEE), tra l’altro negli Stati Uniti. In tali casi garantiamo un livello di protezione adeguato mediante l’utilizzo delle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea (Standard Contractual Clauses, SCC).

Articolo 8 — I Suoi diritti

Per le richieste di cancellazione dei Suoi dati può contattarci all’indirizzo support@masolution.ai indicando «Richiesta di cancellazione dei dati». Confermiamo la ricezione della Sua richiesta entro 5 giorni lavorativi ed eseguiamo la cancellazione entro 30 giorni.

Per esercitare un diritto può contattarci all’indirizzo support@masolution.ai. Rispondiamo alla Sua richiesta entro 30 giorni.

8.1 Processo decisionale automatizzato

MaSolution utilizza agenti di IA per la gestione delle prenotazioni, la risposta alle domande e la generazione di suggerimenti. Tale trattamento mediante IA non dà luogo a decisioni che producono effetti giuridici o effetti analogamente significativi nei Suoi confronti ai sensi dell’articolo 22 GDPR. Tutti i suggerimenti generati dall’IA vengono verificati dal personale della struttura interessata. Lei ha in qualsiasi momento il diritto di richiedere l’intervento umano.

Articolo 9 — Sicurezza e violazioni dei dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i Suoi dati personali da accessi non autorizzati, perdita, distruzione o divulgazione non autorizzata. Tali misure comprendono, tra l’altro, la cifratura dei dati (in transito e a riposo), il controllo degli accessi, backup regolari e test di sicurezza.

In caso di violazione dei dati personali (data breach), MaSolution la notifica, ove richiesto dalla legge, entro 72 ore all’Autoriteit Persoonsgegevens (articolo 33 GDPR). Qualora la violazione presenti un rischio elevato per i Suoi diritti e le Sue libertà, La informiamo altresì il prima possibile (articolo 34 GDPR).

9.1 Data Protection Impact Assessment (DPIA)

Ove richiesto ai sensi dell’articolo 35 GDPR, MaSolution effettua una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA) per i trattamenti che presentano un rischio elevato. Ciò vale in particolare per l’impiego del trattamento mediante IA e per le registrazioni delle conversazioni.

Articolo 10 — Cookie

Il nostro sito web e la dashboard utilizzano cookie e tecnologie analoghe. La nostra cookie policy è disponibile all’indirizzo masolution.ai/cookies. Tramite le nostre impostazioni dei cookie può prestare o revocare il Suo consenso per ciascuna categoria. I cookie strettamente necessari vengono sempre installati; per i cookie analitici e gli altri cookie chiediamo preventivamente il Suo consenso.

Articolo 11 — Modifiche alla presente informativa sulla privacy

Possiamo aggiornare periodicamente la presente informativa sulla privacy. La versione aggiornata è sempre disponibile all’indirizzo masolution.ai/privacy. Le modifiche sostanziali vengono da noi comunicate via e-mail o tramite un avviso sulla nostra piattaforma, almeno trenta (30) giorni prima della loro entrata in vigore.

Le versioni precedenti della presente informativa sulla privacy sono disponibili su richiesta all’indirizzo support@masolution.ai.

Maso-IP B.V., operante con la denominazione commerciale MaSolution · masolution.ai · support@masolution.ai · KvK 42024078